Organización de eventos con éxito

Organización de eventos - O2 Aventura

En su empresa han decidido organizar un evento. Tal vez sea con fines comerciales, solidarios, benérficos, para crear marca, contactos, agasajar a sus clientes o de puro entretenimiento. Cualquiera sea la razón, no tiene un montón de tiempo para ello, pero desea que aparezca profesional y minimizar el tiempo en gestionar los detalles.

La organización de un evento puede ser a un desafío y requerir mucho tiempo, sin embargo, es una forma muy efectiva para promocionar sus productos y servicios. Algunos de esos desafíos son la elección de un lugar, la gestión de las invitaciones, la organización de las respuestas, y la producción de lo que allí vaya a suceder.

Como especialistas en la organización de eventos, le proponemos echar un vistazo a los siguientes consejos para ayudarle a superar estos desafíos y transformar su evento en un acontecimiento excepcional:

Planificar el evento

El “cuándo” y “dónde” son consideraciones importantes para maximizar la asistencia. Para cada caso, debe establecer dos objetivos: lo que espera lograr como empresa, y lo que espera que los asistentes logren asistiendo. Enfoque sus esfuerzos en esos objetivos y comuníquelos de manera efectiva a su equipo para proporcionar una experiencia significativa de todos los involucrados.

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Invitaciones, hágalo personal

Hay una gran probabilidad de que la primera impresión de su cliente acerca de su evento será el resultado de su invitación por correo electrónico, por lo que la invitación debe ser atractiva. Su invitación debe ser profesional y comunicar la información básica acerca de su evento. Para hacerlo eficazmente, tenga en cuenta estos consejos:

  • Segmente su lista. Invite a las personas que estén más interesadas en uno de los 2 objetivos comentados.
  • Personalícelo (incluya los nombres de los invitados).
  • Personalice la invitación con el logotipo y los colores de su empresa. Sus clientes deben saber que viene de usted sin ver una sola palabra.
  • Incluya el propósito de el evento, y los beneficios si asisten.
  • Proporcione detalles claros sobre el dónde, cuándo, y los costos asociados con el evento si los hubieses, así como la información de contacto.
  • Incluya un mapa, si es posible, y los detalles de cómo llegar.

Promocionar el evento

Las invitaciones pueden no ser suficientes para garantizar un lleno completo. Hay algunas medidas adicionales que pueden ayudar a darloa a conocer, fomentar la asistencia, y llenar los asientos en su evento. Valore estas acciones promocionales:

  • Crear una web para el evento, o una app móvil. Este es un gran lugar para enumerar todos los detalles del evento: la descripción general, finalidad, tarifas, actividades, enlaces a otros sitios web, invitados especiales y recursos adicionales.
  • Al igual que en la invitación original, asegúrese de que todas las promociones incluyen su marca, logotipo y los colores de la empresa.
  • Si el evento es abierto al público, tenga en cuenta la promoción de su evento en las redes sociales, son complementarias a las invitaciones por correo electrónico.
  • Envíe un recordatorio en los días previos al evento.
  • Incluya un calendario de eventos si realiza eventos futuros.
  • Capture más información estándar para su uso en futuras acciones de marketing.

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Evalúe su evento

Siempre hay oportunidad de mejorar después de un evento realizado. Las acciones posteriores pueden revelar información útil sobre lo que funcionó y cómo puede mejorar su próximo evento.

  • Incluya tanto a los asistentes como a los que no lo hicieron para evaluar correctamente la diferencia.
  • Envíe una comunicación final del evento, con fotos y resumen global para recabar interacciones y opiniones.
  • Realice una encuesta post-evento de asistentes para capturar su experiencia.
  • Pregunte acerca de las áreas de mejora en su próximo evento.

Desde la planificación hasta el análisis posterior al evento, el éxito del mismo se beneficiará enormemente de la experiencia de un equipo profesional para la organización de eventos. Con el equipo adecuado y siguiendo estas sugerencias, puede ser más productivo en menos tiempo, conseguir un aspecto profesional para su evento, y proporcionar una experiencia satisfactorio para sus asistentes, clientes y prescriptores de marca.